Pourquoi, je lis mes mails 2 fois par jour ?

Pourquoi, je lis mes mails 2 fois par jour ?

Une bonne question me direz-vous ? D’ailleurs sans doute que vous vous dites en lisant ce titre que dans votre contexte professionnel c’est impossible. Que si vous ne répondez pas à un mail dès la réception de celui – ci, vous allez donner l’impression de ne pas être réactif ou même pire de ne pas donner satisfaction à celui qui vous a transmis ou relayé le mail. D’ailleurs, quand il vous remercie pour votre réactivité, vous avez une forme de satisfaction. Mais posez – vous la question de la satisfaction ressentie. A quoi attribuez – vous ce ressenti ? Il est toujours intéressant de se poser la question du pourquoi nous faisons les choses et quels besoins cela nourri. Est-ce mon propre besoin que je nourri ou bien est-ce le besoin de celui à qui j’ai répondu qui est nourri? Pour cela rien de plus simple, il suffit d’écouter votre cerveau lorsque vous recevez un mail. Soit vous vous dites super je vais lui répondre tout de suite, soit vous vous dites, de toute façon avec lui c’est toujours au dernier moment. Dans le 2ème cas, ce qui suit est je stoppe ce que j’étais en train de faire et je prends le temps pour traiter ce qui est devenu une urgence. N’oubliez pas une chose, c’est vous qui générez et entretenez ce processus de réactivité. Alors comment se sortir de cette spirale?

Dans notre environnement professionnel, l’information est constante. Les mails, les réseaux sociaux, les outils numériques, etc sont autant de supports qui permettent à chaque instant d’être en veille sur de nombreux sujets. Comme vous, j’étais pendant très longtemps prisonnier de mes mails. D’ailleurs la première chose que je faisais en débutant ma journée, c’était d’ouvrir mes mails et de lire ceux qui n’avait de vie personnelle en dehors. Vous savez ceux qui vous envoient des mails entre 00h et 5h00 parce qu’en plein milieu de la nuit ils ont eu un flash. De suite à 8h – 8h30 je répondais aux mails des matinaux. Puis à 9h30, je répondais aux mails qui m’avaient été envoyés entre 8h30 et 9h30, puis à 10h, aux mails qui m’avaient été envoyés entre 9h30 et 10h. Car oui entre 8h30 et 10h, dans la mesure où tout le monde fait la même chose que vous, c’est-à-dire lire ses mails et y répondent et bien pendant 2h c’est le bourdonnement incessant de la notification « Vous avez un nouveau message » qui retenti dans vos oreilles. STOPPPPPPP ! Qu’avez – vous fait pendant 2h ? Certes vous avez répondu à des mails, vous avez montré que vous étiez au bureau face à votre ordinateur ou smartphone, vous avez fait preuve de réactivité mais au final avez-vous été productif ? Avez – vous travaillez sur vos dossiers et ou projets. Au moment où notre cerveau est le plus propice à être attentif, concentré, on le parasite avec des tonnes d’informations et d’urgence qui génèrent du stress et donc l’inhibe au lieu de le satisfaire.

Réorganisons tout cela autour de règles de fonctionnement simples :

  • Ouvrir ses mails 2 fois par jour. Personnellement je les ouvre à 11h30 et à 17h. cela veut dire qu’entre-temps ma messagerie est tout simplement fermée et que je ne reçois aucune notifications (Ni sur l’ordinateur ni sur mes autres supports numériques) – Le multitasking a ses limites ! J’ai posé ces heures car je me suis aperçu qu’entre 9h et 11h, c’était le moment où je recevais le plus de mails (Dont de nombreux pour lequel je n’étais pas directement concerné)
  • Les mails de fin de matinée sont ceux qui vont conditionner mon travail de début d’après-midi. Aussi entre 11h30 et 12h, je classe mes mails selon 3 catégories. La poubelle/archives pour ceux qui ne me concernent pas directement. Ceux que je traite directement car la réponse à apporter ne nécessite pas beaucoup de temps (moins de 3 min). Une fois répondu le mail est classé dans la rubrique « classé ». Et puis ceux que je mets en attentes car il nécessite une réponse plus fouillé voir un travail spécifique. Concernant ce 3ème type de mail, j’organise l’action dans le temps en fonction de mon plan de charge. Selon, j’informe que mon interlocuteur de l’échéance à laquelle je serais en mesure de lui fournir la réponse demandé.
  • 13h30 – 15h, c’est l’heure de la digestion. Je suis rarement sur un dossier de fond quand cela est possible car mon cerveau est ailleurs. Oui, il dépense beaucoup d’énergie pour la phase de digestion. Pour éviter le coup de barre, c’est à ce moment que je fixe très souvent mes RDV téléphonique de la journée (Quand cela est possible). Cela permet souvent de prendre mon café en même temps que j’échange sur différents sujets avec mes interlocuteurs.
  • 15h - 17h00 : Dossiers de fonds et projets
  • 17h - 17h30 : J’ouvre de nouveau ma boîte mail et opère les mêmes actions qu’en fin de matinée
  • 17h30 – 18h : j’organise mon travail pour le lendemain en utilisant Trello en lien avec mes temps de 25min issue de la méthode pomodoro. Grâce à ça, je libère mon cerveau et sait exactement ce que j’ai à faire et surtout comment je dois le faire. Mes nuits ne sont plus parasitées par un oubli qui gâche mon sommeil.

Vous trouverez de nombreux articles sur le net sur les effets négatifs du multitasking, sur le fonctionnement de votre cerveau lorsqu’il est surchargé d’informations (On parle d’ailleurs d’infobésité). Vous trouverez également de nombreux articles sur la méthode pomodoro et sur la gestion de son environnement travail afin d’être plus productif. Mais, lire les choses et les appliquer en est une autre. Aussi, sachez une chose, changer prend du temps. On ne change pas nos habitudes comme cela. La règle des 30 jours est un début mais c’est comme celui qui arrête de fumer. Arrêter 30 jours c’est bien ! Faire ce constat 1 an après est encore plus fort. Commencez petit quitte à ouvrir au départ vos mails 4 – 5 – 6 fois dans la journée mais toujours en pensant à refermer celle-ci afin de gérer une tâche qui vous permettra d’avancer dans votre dossier et/ou projet. Pour ma part j’ai commencé il y a un peu plus de 2 ans avec le message suivant sous ma signature mail :

Le mail n'est pas le média pour traiter les urgences. Si celui - ci demande à être géré dans les 48h, je vous invite à me contacter par tel.

Au moins votre interlocuteur est prévenu : Vous êtes une personne et non une adresse mail !

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